Zmiana harmonogramu czasu pracy
Przepisy prawa nie przewidują wyraźnie możliwości ani trybu zmiany harmonogramu. Warto te kwestie uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych.
Zgodnie z Kodeksem pracy rozkłady czasu pracy (harmonogramy) powinny obejmować co najmniej 1 miesiąc i powinny być przekazywane do wiadomości pracowników nie później niż na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie objętym harmonogramem. Regulacja tego zagadnienia wychodzi naprzeciw interesom pracowników. Są oni bowiem zainteresowani jak najbardziej przewidywalnym rozkładem dni i godzin pracy, umożliwiającym im sprawniejsze organizowanie życia prywatnego. Nie ulega natomiast wątpliwości, że w praktyce każdy pracodawca musi niekiedy dokonać zmiany w harmonogramie czasu pracy w okresie, na który harmonogram został ustalony. Może do tego dojść na skutek szeregu okoliczności, których nie dało się przewidzieć na etapie planowania harmonogramu, w tym np. w związku z niezapowiedzianymi wcześniej nieobecnościami pracowników, a także zmianami niedotyczącymi pracowników, jak np. zmiany w dostępności materiałów lub urządzeń potrzebnych do produkcji.
Brak regulacji ustawowej odnoszącej się do dopuszczalności i trybu zmiany obowiązującego harmonogramu pracy powoduje, że zagadnienie to budzi w praktyce wątpliwości. Były one podnoszone jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji art. 129 k.p. w 2013 r., która wprowadziła szczegółowe zasady informowania pracowników o obowiązujących ich harmonogramach czasu pracy. Stanowisko Głównego Inspektoratu Państwowej Inspekcji Pracy z 6 kwietnia 2009 r. (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) wydane jeszcze w poprzednim stanie prawnym głosiło, że harmonogram czasu pracy nie może być dowolnie zmieniany przez pracodawcę w czasie trwania okresu rozliczeniowego, a zmiany harmonogramu są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w Kodeksie pracy (art. 1513 k.p. i art. 15111 k.p.). Zgodnie z przywołanym pismem PIP, jeżeli dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie miała umocowania w przepisach prawa powszechnie obowiązującego lub zakładowego, to należało ją uznać za nieodpuszczalną.
Dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy w przypadku zaistnienia istotnych okoliczności jest uznawana w literaturze przedmiotu. Wywodzi się ją z wykładni systemowej, w tym z pracowniczego obowiązku dbania o dobro zakładu pracy, a także odwołując się do regulacji Kodeksu pracy dopuszczających jednostronną zmianę rodzaju i czasu wykonywania obowiązków pracowniczych w okolicznościach uzasadniających ochronę słusznych interesów pracodawcy. Warto bowiem zauważyć, że skoro pracodawca ma możliwość okresowego powierzenia pracownikowi bez jego zgody innej pracy niż umówiona (art. 42 § 4 i 81 § 3 k.p.), jednostronnego przesunięcia terminu zaplanowanego urlopu (art. 164 § 2 k.p.), a nawet odwołania pracownika z urlopu (art. 167 k.p.), to tym bardziej może dokonać zmian w ustalonych dla pracownika godzinach czy dniach pracy.
Na gruncie obecnego stanu prawnego dopuszczalność zmiany harmonogramów czasu pracy z przyczyn obiektywnych została potwierdzona stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 r. Co ciekawe, w stanowisku Ministerstwa Rodziny Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie powołano się na uzależnienie dopuszczalności modyfikacji harmonogramu od wskazania przyczyn uzasadniających takie zmiany w regulacjach wewnątrzzakładowych. Jednocześnie wskazano natomiast, że przepisy wewnątrzzakładowe powinny regulować, z jakim wyprzedzeniem zmiana w harmonogramie powinna być podana do wiadomości pracowników. Stanowisko MPiPS nie jest oczywiście wiążące dla stron stosunku pracy, PIP czy sądów, jednakże znacząco wpływa na praktykę.
Biorąc pod uwagę, że zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 129 § 3 k.p. harmonogram pracy powinien być podany do wiadomości pracowników z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, można bronić stanowiska, że z takim samym wyprzedzeniem pracownicy powinni być powiadamiani o zmianie harmonogramu. Wydaje się jednak, że skoro zmiany harmonogramu wynikają ze szczególnych okoliczności, zachowanie siedmiodniowego okresu uprzedzenia często nie będzie możliwe. Uzasadniałoby to konkluzję, że siedmiodniowy termin uprzedzenia w przypadku zmiany harmonogramu należy traktować instrukcyjnie, a pracownika zawiadamiać o zmianie harmonogramu niezwłocznie po zaistnieniu przyczyn uzasadniających zmianę, w miarę możliwości z tygodniowym uprzedzeniem. W obecnym stanie prawnym za zasadne należy uznać przy tym uregulowanie w odpowiednich aktach wewnątrzzakładowych zarówno przesłanek uzasadniających zmiany harmonogramu w czasie jego obowiązywania, jak i terminu uprzedzenia o jego zmianie.
dr Marta Derlacz-Wawrowska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
