Raportowanie transakcji podejrzanych – kto, jak i kiedy
Rozporządzenie AMLR zmienia zasady raportowania transakcji podejrzanych znane polskim podmiotom zobowiązanym – w miejsce trzech ścieżek raportowania z różnymi terminami na zawiadomienie, wprowadza jednolity tryb raportowania podejrzeń z obowiązkiem działania bez zbędnej zwłoki. Nakazuje też powstrzymać się od przeprowadzenia zgłaszanej transakcji. Jednocześnie AMLA pracuje nad ujednoliconymi formularzami zgłoszeń, które mogą być znacznym ułatwieniem dla podmiotów zobowiązanych.
Termin na dokonanie zawiadomienia oraz obowiązek powstrzymania się od przeprowadzenia transakcji
Jednym z wyzwań obecnego modelu raportowania transakcji podejrzanych jest wielość trybów raportowania, z których część wiąże się z krótkim terminem na zawiadomienie (np. w przypadku SAR są to dwa dni robocze liczone od potwierdzenia podejrzenia). Utrudnieniem jest też brak ustandaryzowanego formularza. Pisaliśmy o tym w artykule „Raportowanie transakcji podejrzanych na nowych zasadach”. Rozporządzenie AMLR (czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624) podchodzi do tej kwestii inaczej.
Art. 69 ust. 1 AMLR nakazuje podmiotom zobowiązanym w pełni współpracować z jednostką analityki finansowej (FIU, w Polsce jest to Główny Inspektor Informacji Finansowej, GIIF) poprzez „niezwłoczne” dokonywanie zawiadomień. Oznacza to, że AMLR nie wyznacza sztywnego, liczonego w dniach roboczych terminu na przekazanie samego zawiadomienia. Zamiast wskazywać konkretną liczbę dni, prawodawca unijny posłużył się klauzulą generalną, która nakazuje działać bez zbędnej zwłoki, ale nie narzuca jednego, identycznego dla wszystkich przypadków terminu granicznego. Analogiczne podejście podmioty zobowiązane znają już obecnie z przewidzianej w ustawie AML procedury składania STR.
Twardy, policzalny termin pojawia się w AMLR w odniesieniu do innej czynności. Zgodnie z art. 69 ust. 1 akapit trzeci AMLR podmioty zobowiązane odpowiadają na żądania FIU o przekazanie dodatkowych informacji w terminie 5 dni roboczych, przy czym FIU może ten termin skrócić w uzasadnionych i pilnych przypadkach, nawet do mniej niż 24 godzin, a także – w drodze wyjątku – wydłużyć go, jeżeli uzna to za uzasadnione i o ile nie zaszkodzi to prowadzonej przez FIU analizie. Termin ten odnosi się więc nie do decyzji o dokonaniu zawiadomienia, lecz do etapu następującego już po jego ewentualnym złożeniu – gdy FIU zwraca się do podmiotu zobowiązanego o uzupełniające informacje.
Złożenie zawiadomienia o podejrzeniu do FIU to tylko jedna strona medalu obowiązku raportowego z AMLR – art. 71 AMLR wprowadza dodatkowo obowiązek powstrzymania się od przeprowadzenia transakcji, której dotyczy zawiadomienie. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu podmiot zobowiązany powstrzymuje się od przeprowadzenia transakcji, co do której wie lub podejrzewa, że ma związek z dochodami z działalności przestępczej lub z finansowaniem terroryzmu, do momentu przekazania zawiadomienia oraz zastosowania się do wszelkich dalszych szczegółowych instrukcji FIU lub innego właściwego organu. Jednocześnie art. 71 AMLR wskazuje, że podmiot zobowiązany może przeprowadzić daną transakcję po dokonaniu oceny ryzyk związanych z jej przeprowadzeniem, jeżeli nie otrzymał od FIU przeciwstawnych instrukcji w ciągu trzech dni roboczych od przekazania zawiadomienia.
AMLR nie przewiduje tu żadnego automatyzmu. Upływ trzech dni roboczych bez odpowiedzi FIU nie oznacza ani że transakcję należy automatycznie przeprowadzić, ani że należy się od niej nadal powstrzymywać. Zamiast tego to podmiot zobowiązany musi samodzielnie ocenić ryzyka związane z ewentualnym przeprowadzeniem transakcji i podjąć własną decyzję, czy transakcję zrealizować, czy nadal się od niej powstrzymywać. Milczenie FIU po trzech dniach roboczych otwiera więc podmiotowi zobowiązanemu jedynie możliwość działania, nie zwalniając go z odpowiedzialności za tę decyzję ani nie przenosząc ciężaru oceny ryzyka na organ. W praktyce oznacza to konieczność wypracowania wewnętrznej procedury podejmowania takiej decyzji na wypadek braku reakcji FIU z jasno przypisaną odpowiedzialnością za jej podjęcie oraz udokumentowaniem przeprowadzonej oceny ryzyka.
Art. 71 ust. 2 AMLR przewiduje wyjątek od obowiązku wstrzymania się z wykonaniem transakcji do momentu złożenia zawiadomienia do FIU. Mianowicie w tych wszystkich przypadkach, w których powstrzymanie się od transakcji albo nie jest możliwe, albo mogłoby udaremnić działania mające na celu ściganie beneficjentów podejrzewanej transakcji, podmioty zobowiązane mają zawiadomić FIU natychmiast po przeprowadzeniu tej transakcji.
Decyzja o skorzystaniu z tego wyjątku lub o wstrzymaniu transakcji będzie więc wymagać od podmiotu zobowiązanego każdorazowej oceny sytuacji oraz w szczególności zmapowania ryzyk prawnych, regulacyjnych i biznesowych związanych z każdym z rozważanych sposobów działania.
Ujednolicone formaty raportowania
Kolejnym elementem reformy, który może mieć odczuwalny wpływ na codzienną pracę działów AML podmiotów zobowiązanych, jest ujednolicenie samego formularza zawiadomienia. Zgodnie z art. 69 ust. 3 AMLR AMLA ma opracować projekty wykonawczych standardów technicznych (ITS) określających format zgłaszania podejrzeń i przedłożyć je Komisji do przyjęcia. W lipcu 2026 r. AMLA opublikowała projekt tych standardów wraz z załącznikami i notą interpretacyjną oraz otworzyła konsultacje publiczne, które potrwają do 20 września 2026 r.
Dla polskich podmiotów zobowiązanych to zmiana o fundamentalnym znaczeniu praktycznym. Obecnie ani ustawa AML, ani żadne akty wykonawcze wydane na jej podstawie nie przewidują żadnego ustandaryzowanego formularza zawiadomienia – treść zawiadomienia SAR czy STR trzeba rekonstruować na podstawie przepisów ustawy oraz rozproszonych stanowisk i komunikatów GIIF, a podmiot zobowiązany musi konstruować zawiadomienie od podstaw przy każdym zgłoszeniu. AMLR tę sytuację odwraca. Zgodnie z projektem AMLA dąży do ustanowienia jednolitych i kompleksowych formatów zgłaszania podejrzeń, zapewniając wysoki poziom konwergencji między państwami członkowskimi. Jasny wzór, którego dziś brakuje polskim podmiotom zobowiązanym, ma pojawić się w formie wspólnej dla całej Unii.
Warto jednak od razu doprecyzować, na czym ta jednolitość ma polegać, bo „format” w rozumieniu AMLA to pojęcie szersze niż sam wygląd formularza. Obejmuje ono zarówno treść zawiadomienia, czyli wymagane pola danych (tzw. data points), jak i jego strukturę. AMLA nie narzuca przy tym jednego języka technicznego ani jednego formatu pliku dla wszystkich państw członkowskich, wymagając jedynie – poza szczególnymi przypadkami – stosowania formatu elektronicznego odczytywalnego maszynowo. Krajowe systemy raportowania (w Polsce – SI*GIIF) zachowują więc pewną swobodę wdrożeniową, ale merytoryczna zawartość zawiadomienia powinna być ujęta w te same, wspólne dla całej UE kategorie danych.
Drugim istotnym założeniem projektu jest to, że nie powstanie jeden uniwersalny formularz identyczny dla wszystkich podmiotów zobowiązanych. Projekt ITS różnicuje zakres wymaganych informacji w zależności od rodzaju podmiotu zgłaszającego oraz rodzaju zgłaszanego podejrzenia, przewidując odpowiednie szablony z właściwymi dla danego sektora polami danych. W praktyce oznacza to, że instytucja kredytowa lub finansowa raportująca podejrzaną transakcję wypełni inny wariant formularza niż na przykład podmiot usługowo prowadzący księgi rachunkowe czy też podmiot świadczący usługi hazardowe.
Sam katalog pól danych jest przy tym pomyślany elastycznie, a nie jako sztywna, wspólna dla wszystkich lista. Poszczególne pola mogą mieć charakter obowiązkowy (w tym część z nich może być wręcz technicznie wymagana do samego złożenia zgłoszenia), obowiązkowy (o ile dana informacja jest dostępna), opcjonalny, zależny od odpowiedzi udzielonej w innym polu lub wymagany wyłącznie na żądanie danej krajowej jednostki analityki finansowej (w Polsce – GIIF-u). Tak pomyślana struktura ma godzić dwa cele, tj. z jednej strony pełną porównywalność zgłoszeń między państwami członkowskimi, a z drugiej – uniknięcie sytuacji, w której instytucja obowiązana musiałaby wypełniać rubryki dotyczące danych, których nigdy nie gromadzi w ramach swojej działalności.
Projekt zakłada również wdrożenie etapowe, a nie jednorazowe zastąpienie obecnych krajowych rozwiązań. W trakcie pierwszego etapu, trwającego dwa lata od publikacji standardów, poszczególne jednostki analityki finansowej przetestują i ocenią kompletność oraz trafność zaproponowanych pól danych, w tym przeanalizują luki między polami już stosowanymi krajowo a tymi wskazanymi w załącznikach. Następnie AMLA skoordynuje wspólny proces decyzyjny mający dostosować i sfinalizować zharmonizowane szablony. Dopiero drugi etap będzie polegał na technicznym wdrożeniu ustalonych formatów do systemów raportowania jednostek analityki finansowej oraz podmiotów zobowiązanych. Instytucje działające w Polsce będą więc miały czas na przygotowanie się do zmiany, ale warto śledzić wyniki konsultacji już teraz – zwłaszcza w zakresie tego, które pola danych zostaną uznane za technicznie obowiązkowe dla danego typu działalności, bo to od nich w praktyce zależeć będzie zakres informacji, jakie trzeba będzie gromadzić i mieć przygotowane na moment zgłoszenia.
Osoba odpowiedzialna za złożenie zawiadomienia
AMLR precyzuje, kto w ramach podmiotu zobowiązanego faktycznie dokonuje zawiadomienia do FIU. Zgodnie z art. 69 ust. 6 AMLR informacje o podejrzanych działaniach przekazuje FIU osoba wyznaczona zgodnie z art. 11 ust. 2 AMLR, a więc pracownik wyznaczony przez podmiot zobowiązany będący osobą odpowiedzialną za zapewnianie zgodności z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML Officer). To on jest zatem formalnym adresatem obowiązku zawiadomieniowego w ramach podmiotu zobowiązanego i to on składa zawiadomienie do FIU państwa członkowskiego, na którego terytorium podmiot zobowiązany ma siedzibę.
AMLR przewiduje przy tym pewną elastyczność dla podmiotów zobowiązanych działających w strukturze grupy. Po pierwsze, jeżeli jest to uzasadnione wielkością podmiotu zobowiązanego oraz niskim ryzykiem związanym z jego działalnością, podmiot zobowiązany będący częścią grupy może wyznaczyć na swojego AML Officera osobę pełniącą tę funkcję w innym podmiocie należącym do tej samej grupy. W takim przypadku to taki AML Officer spoza struktur podmiotu zobowiązanego będzie składać ewentualne zawiadomienia do FIU w imieniu tego podmiotu. Możliwość ta nie wydaje się ograniczona jurysdykcyjnie – innymi słowy, podmiot z grupy może wyznaczyć na swojego AML Officera osobę, która pełni tę funkcję w innym podmiocie z grupy niezależnie od miejsca siedziby takiego podmiotu. Po drugie, podmioty z grupy, które nie mogą skorzystać z tej możliwości (np. z uwagi na swój rozmiar lub ryzyka), wciąż mogą korzystać z wewnątrzgrupowych synergii w zakresie przygotowywania i składania zawiadomień do FIU. Mianowicie, mimo ogólnego zakazu powierzania składania zawiadomień do FIU w ramach outsourcingu, art. 18 ust. 3 lit. e AMLR przewiduje dla podmiotów działających w grupie wyjątek od tego zakazu. Wyjątek ten znajduje jednak zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy dany podmiot zobowiązany zleca dokonywanie takich zawiadomień innemu podmiotowi zobowiązanemu, który równocześnie: należy do tej samej grupy oraz ma siedzibę w tym samym państwie członkowskim co podmiot zlecający.
Safe harbour, czyli kilka słów o odpowiedzialności
AMLR wprowadza zasadę ochrony podmiotów zobowiązanych dokonujących zawiadomień w dobrej wierze (tzw. safe harbour). Zgodnie z art. 72 AMLR ujawnienie informacji FIU w dobrej wierze przez podmiot zobowiązany lub pracownika lub członka kadry kierowniczej takiego podmiotu zobowiązanego nie stanowi naruszenia żadnego ograniczenia w zakresie ujawniania informacji obowiązującego na mocy umowy lub przepisów ustawowych, wykonawczych lub administracyjnych, i nie naraża tego podmiotu zobowiązanego ani członków jego kadry kierowniczej lub jego pracowników na jakiegokolwiek rodzaju odpowiedzialność – nawet jeżeli nie wiedzieli oni dokładnie, jaka działalność przestępcza leżała u podstaw transakcji, i bez względu na to, czy nielegalna działalność faktycznie miała miejsce.
Dla polskich podmiotów zobowiązanych powyższy przepis AMLR jest w pewnym zakresie nowością – dotąd zakres ochrony przed odpowiedzialnością zależał bowiem od tego, który z trzech trybów zawiadomienia znajdował w danym przypadku zastosowanie. Przy zawiadomieniu SAR składanym w trybie art. 74 ustawy AML ustawa AML nie przewiduje zwolnienia podmiotu zobowiązanego z odpowiedzialności w związku ze złożeniem takiego zawiadomienia. Odmiennie kształtuje się sytuacja przy zawiadomieniach STR składanych w trybie art. 86 ustawy AML oraz przy zawiadomieniach do prokuratora składanych w trybie art. 89 ustawy AML. W obu tych przypadkach, które wiążą się automatycznie z koniecznością zablokowania transakcji lub zamrożenia wartości majątkowych, zastosowanie znajduje szerokie zwolnienie z odpowiedzialności przewidziane w art. 91 ustawy AML, zgodnie z którym wykonanie przez podmiot zobowiązany obowiązków, o których mowa w art. 86 czy w art. 89 ustawy AML, nie powoduje odpowiedzialności dyscyplinarnej, cywilnej, karnej ani innej określonej odrębnymi przepisami.
Na tym tle warto zwrócić uwagę na zakres ochrony przewidzianej w art. 72 AMLR. Przepis ten formalnie odnosi się wyłącznie do ujawnienia informacji FIU, a więc do samego przekazania zawiadomienia zgodnie z art. 69 i 70 AMLR. AMLR milczy natomiast na temat zwolnienia z odpowiedzialności za powstrzymanie się od przeprowadzenia transakcji na podstawie art. 71 AMLR – a w praktyce często właśnie ta decyzja generuje największe ryzyko i potencjalną odpowiedzialność podmiotu zobowiązanego, zwłaszcza wobec klienta, który może kwestionować zasadność wstrzymania jego transakcji. O ile więc art. 91 ustawy AML w obecnym stanie prawnym wprost obejmuje całość działań podjętych w wykonaniu obowiązków z art. 86 czy 89 ustawy AML, o tyle literalne brzmienie art. 72 AMLR nie daje analogicznej pewności co do działań podejmowanych na podstawie art. 71 AMLR.
Joanna Werner, radca prawny, praktyka bankowości i finansowania projektów oraz praktyka nowych technologii kancelarii Wardyński i Wspólnicy
