Kolejne ułatwienia dla spółek handlowych – styczniowa nowelizacja Kodeksu spółek handlowych i innych ustaw
Z dniem 15 stycznia 2015 r. w życie weszła część przepisów nowelizacji ustawy Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, zmieniająca głównie regulacje dotyczące zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki jawnej, komandytowej i z ograniczoną odpowiedzialnością.
Nowelizacja ta realizować ma od dawna zgłaszane postulaty stopniowego wdrażania ułatwień dla przedsiębiorców, związanych przede wszystkim z możliwością załatwiania większej ilości spraw korporacyjnych za pomocą środków elektronicznych.
Zakładanie i prowadzenie spraw spółki jawnej, komandytowej i z o.o. przez internet
Od 2012 roku przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują możliwość zarejestrowania spółki z o.o. przez internet (tryb S24). Kontynuując ten trend, od 15 stycznia 2015 r. przedsiębiorcom umożliwiono także rejestrację spółek jawnych i komandytowych za pomocą systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości przy wykorzystaniu wzorców umów udostępnionych w tym systemie. Zasadniczo wnioski takie rozpoznawane mają być w terminie jednego dnia. Momentem zawarcia umowy takiej spółki jest chwila wprowadzenia do wzorca umowy wszystkich koniecznych danych dotyczących spółki i jej podpisania. Analogicznie jak w przypadku spółki z o.o. zawiązanej w trybie S24 do spółki jawnej i komandytowej można wnosić wyłącznie wkłady pieniężne.
Umowy spółek założonych w trybie teleinformatycznym będą mogły być też zmieniane i rozwiązywane przy pomocy elektronicznych wzorców. Ponadto nowelizacja przewiduje także możliwość podejmowania typowych korporacyjnych uchwał w takich spółkach za pomocą systemu teleinformatycznego.
Nowa regulacja ułatwia także obrót udziałami (w spółkach z o.o.) oraz przenoszenie ogółu praw i obowiązków (w spółkach osobowych) zawiązanych w trybie S24, umożliwiając dokonanie takiej czynności w formie elektronicznej. W takim przypadku zarówno umowa przeniesienia udziału spółki z o.o., jak i nowa lista wspólników sporządzona będzie w oparciu o elektroniczny wzorzec. Dzięki tym przepisom nie trzeba będzie notarialnie poświadczać podpisów składanych na umowie zbycia udziałów.
Od 15 stycznia 2015 r. spółki rejestrowane w trybie teleinformatycznym mogą także w tym trybie od razu ustanowić prokurenta. Warto jednak wspomnieć, że dotyczy to wyłącznie nowo zakładanych spółek. Te, które już istnieją w KRS, będą mogły dokonywać tej czynności za pomocą internetu dopiero od 1 kwietnia 2016 r.
Zgodnie z nowelizacją formularz w systemie teleinformatycznym będzie można potwierdzić także podpisem potwierdzonym profilem zaufanym Platformy Usług Administracji Publicznej (e-PUAP). Dotychczas dopuszczalną formą autoryzacji był wyłącznie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.
Z zakresu zmian wyłączone są spółki jawne powstałe w wyniku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną. W tym przypadku trzeba skorzystać z tradycyjnej drogi.
Brak obowiązku składania wzorów podpisów i obowiązek składania adresów
W odniesieniu do spółek zakładanych metodą tradycyjną nowelizacja likwiduje obowiązek dołączania do wniosków o wpis lub o zmianę osób upoważnionych do reprezentowania tego podmiotu lub prokurenta poświadczonych (notarialnie albo przed sędzią/upoważnionym pracownikiem sądu) wzorów podpisów tych osób.
Zamiast poświadczonych wzorów podpisów do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów i prokurentów dołączyć należy zgodę tych osób na ich powołanie, chyba że:
- wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do jego podpisania,
- zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
Ponadto w myśl nowego brzmienia art. 167 § 3 k.s.h. adresy członków zarządu należy dołączyć do zgłoszenia spółki oraz do zgłoszenia zmian w jej składzie osobowym, a także w przypadku każdorazowej zmiany adresu. Do chwili zgłoszenia zmiany adres zgłoszony jest adresem, na który dokonuje się doręczeń dla członka zarządu.
Zmniejszenie opłat za wpisy do KRS
Aby zachęcić przedsiębiorców do zakładania spółek za pomocą internetowych wzorców umowy, ustawodawca zdecydował się na obniżenie opłat sądowych za wpisy do KRS. W przypadku rejestracji w systemie teleinformatycznym opłata za pierwszy wpis wynosi 250 zł (metodą tradycyjną – 500 zł), a przy zmianach w umowie – 200 zł (metodą tradycyjną – 250 zł).
Nowe obowiązki sprawozdawcze dla spółek
Zgodnie z nowelizacją w rejestrze przedsiębiorców zamieszczane mają być także:
- wzmianka o braku obowiązku sporządzania i złożenia sprawozdania,
- informacja o dniu kończącym rok obrotowy.
W związku z tym nowelizacja wprowadza obowiązek składania oświadczeń o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego przez spółki jawne osób fizycznych lub spółki partnerskie niepodlegające ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (czyli co do zasady te, których przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro).
Jeśli chodzi o informację o dniu kończącym rok obrotowy, wzmianka ta musi być zgłaszana już przy pierwszym wniosku o wpis do rejestru. Natomiast podmioty już wpisane do rejestru w dniu 15 stycznia 2015 r. zobowiązane są przekazać taką informację wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego dokonanym po tej dacie (wpis od tej wzmianki jest wolny od opłat).
Skutki nowelizacji
Nowelizacja ma przede wszystkim zmniejszyć biurokrację i przyspieszyć procedury. Nowe rozwiązania mają nieść wymierne korzyści finansowe dla przedsiębiorców zakładających i prowadzących działalność w formie spółek handlowych zakładanych przez internet. Poza oszczędnościami wynikającymi ze zmniejszenia opłat za wpisy do KRS istotną korzyścią finansową może być także wyeliminowanie, w niektórych przypadkach, konieczności udziału notariusza przy zakładaniu i rozwiązywaniu spółki, a także przy zmianie jej umowy. Zmiany dotyczące sprawozdań finansowych mają umożliwić sądom rejestrowym egzekwowanie obowiązków dotyczących składania sprawozdań finansowych.
Nowelizacja ustanawia dwie daty wejścia w życie przepisów, których dotyczy. Zasadniczo ustawa wchodzi w życie 15 stycznia 2015 r., natomiast część przepisów obowiązywać będzie od 1 kwietnia 2016 r. (daty wejścia w życie wybranych zmian przedstawione są w tabelce poniżej). Regulacja taka wiąże się z kalendarzem uruchomienia odpowiednich funkcjonalności systemu teleinformatycznego.
Łukasz Gembiś praktyka transakcyjna kancelarii Wardyński i Wspólnicy